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【アポ獲得】テレアポに必要な4つのコツと電話の基本マナー

【アポ獲得】テレアポに必要な4つのコツと電話の基本マナー

営業職の中には、電話によるアポイント獲得が業務として含まれることがあります。また、電話対応は営業職として活躍するためだけでなく、社会人の基礎として身につけておきたいスキルのひとつです。対面営業よりも電話業務に不安を感じている方は、これからご紹介するテレアポのコツと電話マナーを心得ておきましょう。

社会人として身につけておきたい電話の基本マナー

営業職として就業を始める前に、社会人として身につけておきたい電話マナーについておさらいしておきましょう。いままでの勤務経験や学生生活の中で、あまり電話対応をする機会がなかったという方は、最低限の基礎として覚えてくださいね。

まず電話をかける場合、相手が企業でも個人でも自らの所属と名前を名乗ってから、取次を依頼します。相手に役職がある場合、「部署名、役職、氏名+様」で取次を依頼するとスマートです。具体的には、経理部課長の田中さんへ電話をかける場合、「経理部課長の田中様はいらっしゃいますか?」となります。

電話受信のコツは、メモと復唱です。相手の企業名や所属先、役職や氏名、場合により折り返しの電話番号などを聞き取ることがあります。別のだれかに電話を取り次ぐ時に、伝達漏れがないようにしっかりとメモをして、内容を復唱して確認をしましょう。テレアポ業務を行う場合、電話の受信より発信がメインになります。この電話マナーはアポイント獲得への基本ですので、しっかりと覚えてください。

綺麗なネクタイ

営業初心者が心得ておきたいテレアポのコツ1「声音と口調」

テレアポのコツのひとつは、電話をかけた直後にあります。電話をかける先が企業でも、個人でも、最初に名乗って本題に入るわずかな時間で、アポイントに繋がるか決まるのです。ときには内容問わず営業電話はお断りしていますと切られてしまうこともありますが、なにか重要な要件があるのだなという雰囲気を感じてもらえると、本題を伝えるべき相手に取り次いでもらいやすくなります。そのため、アポイントに繋がるテレアポのコツのひとつめは、「自信のある声音と口調を意識すること」です。

電話を受信した時に、相手がおどおどとしていたり、自信のなさそうな声で何かを喋っていると、受信者は警戒をします。また、声量が大きすぎたり、早口でまくしたてるように喋られたりすると、第一印象がよくありません。業務開始の早い段階でテレアポのトーク研修がある場合、スラスラと言えるように練習をして、名乗りから取次までの間に初心者であることを感じさせない自信のある口調を身につけておきましょう。録音機器などを手配できる方は、実際に自分のトークを録音して聞いてみると、適切な声音や口調を知ることができます。

声を発する営業マン

営業初心者が心得ておきたいテレアポのコツ2「電話だけで説明しすぎない」

営業初心者がテレアポでアポイントの機会を逃してしまう原因のひとつに、電話口での話が長すぎることが挙げられます。アポイント獲得に焦り、商材やサービスについて詳しく語りすぎてしまうのです。詳しく聞いてから実際に会うか決めたいと言われた場合は対応すべきですが、そうでない場合は簡潔に用件を伝えます。テレアポはできるだけ短い時間で相手にメリットを感じてもらい、興味を高めることが目的です。テレアポのゴールがアポイントの獲得だと忘れないことが、コツです。

否定する営業マン

営業初心者が心得ておきたいテレアポのコツ3「話を聞く」

テレアポでアポイント獲得するためのコツとして、「話を聞く」ことも大切です。営業トークに一生懸命になりすぎて、相手が興味を示しているサインを聞き漏らしてしまうと、本題のアポイントについて切り出すタイミングを失うことになります。テレアポだけで契約を決めるぞと意気込みすぎず、「それってどういう効果があるの?いくらくらいなの?」など、相手が興味を示したサインをしっかりと受け止め、自分から具体的日時を提示していきましょう。

電話はお互いの表情が見えないため、相手はあなたの声音や口調を頼りに、信頼できそうか、有益な情報か判断しています。一方的に営業トークを展開できることが、優れた営業スキルではありません。相手にとってのメリットを整理して提示しながら、話を聞くゆとりを持つことを心がけてください。

耳を澄ませるイメージ

営業初心者が心得ておきたいテレアポのコツ4「電話のタイミング」

テレアポを実際に始めると、今は忙しいと断られてしまったり、担当者がいつも不在だと言われてしまったりすることがあります。しつこくかけすぎると煙たがられてしまう可能性がありますが、電話を繋いでもらえる可能性がある場合、電話のタイミングについて考えてみましょう。例えば飲食店に営業をしたい場合、11時から14時の間はランチタイムで忙しいだろうと想像できます。忙しい時間に電話をかけて電話を取り次いでもらったとしても、アポイント獲得は見込めません。相手の業務や生活背景を想像して、電話をかけるタイミングを見極めることも、テレアポのコツのひとつです。

テレアポによるアポイント獲得のためには、ご紹介した4つのコツに共通する「相手を意識する」ことが重要です。テレアポは接客と同じく、感情のある相手と話をする業務であることを心得て、都合に配慮しながら丁寧に対応しましょう。

時間を確認する営業マン

まとめ

今回は営業初心者に限らず、社会人として覚えておきたい電話のマナー、コツを紹介しました。

1)声音と口調

2)説明をしすぎない

3)話を聞く

4)電話のタイミング

これらを意識して、顔の見えない電話でのコミュニケーションをしっかり図り、アポイント獲得につなげていきましょう!

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